施工業者決定から工事着工まで、営業、施工管理担当者との打ち合わせが重要
見積依頼先エレベーター会社の捜索から、複数社をピックアップし見積もりを依頼、業者からの現場調査要望あればその立ち合い、書類関係の閲覧要請対応、ヒアリング対応を経て見積書の徴収がすべて終われば、その各業者見積の比較、各見積仕様、項目を照らし合わせて条件を均一された見積金額を算出して各業者の仕様ごとに項目を揃えて比較表を作成し、管理組合理事の方々が比較検討しやすいように比較表を作成します。
それぞれ、契約から着工までの準備期間、1台あたりの工事期間（完全停止期間）、保守契約条件（契約形態ごとの月額保守料金）その他の条件を補足し、選定に必要な項目、条件をすべて纏め、理事役員説明会等にて選定します。おおよそ、ここまででどれだけ最短作業で進めても４～６か月を要しますが、皆さんがその工事目的、内容、選定プロセスをしっかり認識、納得されるには必要な進行作業期間だと思っています。
しかしながら、実はもっと重要性、難易度の高い作業が工事着工するまでの準備期間、施工管理期間なのです。
施工業者への契約内示後、契約書、工事注文書の署名捺印を要請されます。大体の着工時期、工事期間、金額、見積書通りの仕様内容等の必要箇所を確認、チェックして支払い条件の提示確認を受けます。
ほぼ、どこの保守会社も契約時に半分、完了時に半分の現金払いの要求なので、契約時支払いの日払い予定日について組合会計の確認して営業担当者に伝えます。手配期間に余裕がない、何かしらの社内条件で入金日が必要とする業者があったりするので納期トラブルを回避するためにも、必要に応じて管理会社会計出納に確認される事をお薦めします。
契約書の管理組合理事長署名押印を施工会社に提出したら、工事に向けた技術部隊による詳細現場調査の打診を受ける事になります。
今までの、営業担当者が工事見積もりを作成するための必要最低限の調査ではなく、ガッツリとエレベーター機器を詳しく、隈なく調べていくので、エレベーターの利用停止を伴います。
停止を伴う時間ですが、１台当たり短い業者で３時間程度、長い業者では朝から夕方まで丸一日必要とするところもあるので、予定日から前もって打ち合わせをしておいて、共用部への住民告知を行ってもらう事が必要です。
その際には、現在の保守契約先と今回リニューアル工事受注する施工会社が違う会社となった場合は、事前にエレベーターを停止しての作業を行う旨、連絡する事が必要です。エレベーター保守会社以外の警備会社にもエレベーター停止信号が発報して異常信号受信、現場出動となり、後に出動費用を請求されるケースもあるので、管理組合（管理人さんに依頼）がするのか、リニューアル施工会社がするのかを打ち合わせしておかなければなりません。
大体、ここまででいったんの区切りとなり、それまでかかわった営業担当者から今度は施工担当者にバトンタッチするのが一般的ですが、小規模の施工会社では、営業担当者が施工管理も兼務する場合もあるので、どちらかと言うと兼務してくれる方が、その担当者の打ち合わせの進め方、ここまでの経緯、人柄も分かっていてやりやすいのかもしれません。
発注後はすべて業者に丸投げは危険、必要な協議、進捗確認はこちらから要望する
特にここ最近の長期納期化から、契約から工事着工まで施工会社によってかなり格差が広がっています。
数年前まで、半年程度だったのが、１，２年先といった現状で、しかも同じ会社でも支社、支店によってもマチマチとなっていて、その会社の人員配置、体制によってもかなり違いが生じているようです。
施工担当者は、営業が受注してきた案件を一旦、引継ぎ、工事着工に備えるのですが、上記のように着工待ち現場が数か月、１年先、２年先となってしまうと担当現場数が膨大となり把握しきれていない領域に達していてその間の打ち合わせ対応まで手が回らない状況となっているようです。
どうしても、目先の施工現場優先となるので、まだまだ先の現場は後回しとなりますが、こればかりは致し方ないところと思います。
しかし、この空白期間が発注者側からすると、契約した途端、何の連絡もない、これからの予定はどうなっていくのか？施工担当者からの挨拶もないが、これから誰が窓口となって対応してくれるのか？といった印象を持たれ、関係性が保たれなくなるケースをよく聞きます。
現場調査後は、少なくとも現場周辺の状況、作業環境、製品製造手配してからの製作納期がある程度はっきりしてくるので、まずは着工見通し含めた工程説明をできるだけ早期に行うことが重要と考えます。
細かい事は、着工前の１，２か月前に最終確認するとして、どういった流れで、いつまでに何を検討、用意、どういった告知、要請事が必要なのかを把握する事が大事なのです。
例えば、住民に工事期間とその期間についてはエレベーター利用が昼夜できなくなるといった告知を、着工前のいつの時期に告知貼り紙をするのか？貼り紙だけではなく集合ポストにポスティングしてもらうのか？入居者様によっては貼り紙だけではなく、工事説明会を開いて、直接この工事についてと、停止期間中の協力、理解を求める必要があるのではないか？を事前に判断しておくことがポイントです。
その他、大型機材の搬入方法、経路によっては大型クレーン車を用いる場合の作業占有スペースについて、入居者の駐車場スペースの一時貸与協力が必要か、新規材料置き場、廃材置き場について、場所そのスペース、養生作業等の仮設イメージについても直前より早い段階で把握する事が何よりトラブル防止となるのです。
このような事は、管理組合から事前に要望できる事ではないので、どうしても受け身となって、着工までの期間はすごくあったのに、着工直前にバタバタとやっつけ協議となり、情報共有不足でこのような事聞いていない、勝手に、無許可で作業され入居者、近隣とクレーム、トラブルとなったケースが多くみられるのです。
業者選定後、着工まで管理丸投げは×。第3者の工事監理専門家が必要
しっかりした会社に発注したのだから、“工事に関して任せれば大丈夫だ“
確かに、しっかりした実績現場経験のある業者ならそういったノウハウを基にきっちりした事前打ち合わせ、段取り、関係各所への情報共有（必要に応じて管理会社との情報共有も重要）が為されれば、満足度の高い工事進行、完了引き渡しとなります。
しかしながら、多種多様なエレベーターリニューアル業者からの選択、長期納期からの空白期間による施工管理担当の繁忙環境からのコミュニケーション不足、エラー起因のクレーム、トラブルを想定できる専門家による発注者側に立った円滑な工事監理が実は重要で現在のリニューアル工事の市場に求められていると思います。
ぜひとも、業者選定サポートとともに工事監理サポートについてもご検討願います。
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