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【相談事例】大手分譲マンション系管理会社のエレベーターリニューアル

2024年3月19日

2024 03 19
マンショのエレベーター

エレベーターリニューアル工事の検討スタート

今から25~30年前と言えばバブル絶頂期の最中、全国的にブランドシリーズ化されたマンション建築が数多く建設されました。完成後の管理は大手マンションデベロッパー系列の管理会社が自動的に管理を受託し現在まで継続しているケースが多いと思います。
特に新しい間なんて不具合、トラブル等なければ管理会社変更にはならないので管理会社に任せっきり、管理会社からすると無関心、丸投げのように感じられるので改修工事についても管理会社主導で進めても問題ないだろうとなるのです。
デベロッパー系管理会社となると自社で建築リフォーム、設備工事専門部署があって元請けとして管理組合に見積もり提案されるのですが、少なくともエレベーターについては割高となっています。
特にエレベーターメーカー系の保守会社が管理しているマンションでは管理会社はそこから工事見積もりを取って、必要経費計上したエレベーター改修工事見積書になるのですが、通常でも一般的にメーカー系保守会社の工事見積もりは高いのに管理会社の間接経費がのってくると、独立系エレベーター保守会社との比較では倍以上のケースがほとんどです。
しかも、管理組合には金額の相場感覚がないので高いか安いかの判断もつかない、管理会社は元請け会社なので自分からは他社相見積もりを揃えて比較検討するような事はしません。相見積もりを頼んでも拒否されるか、たとえ他社見積もり徴収してきてもその金額の信憑性はいかがでしょうか・・・?

エレベーターリニューアルがいいきっかけとなって本来の管理組合(サービス受諾者)と管理会社(サービス提供者)の関係を見直す節目となる高額工事の検討に、管理組合が主体となって保全管理を進めていけるようにお手伝い、サポートをエレベーターマネージメントは担っていきたいと考えています。

エレベーターリニューアル工事 見積比較の問題点

国内有数のシリーズ棟数マンション管理組合理事長様からの相談です。

築30年経過、メーカーから部品供給終了の対象機種でリニューアル工事の見積提案を管理会社から受けているが、高額だったので管理会社を介せず直接エレベーター保守会社と契約するので管理しているエレベーター保守会社から見積もりを取ったが金額が下がっていない。
他のエレベーター会社から見積もりをとろうとしたが、メーカー系保守会社については自社製以外の工事見積もりはすべて断られたので、独立系保守会社にコンタクトしようとしてもどこのどういった会社がいいのか見分け、判断もつかない。どうしたらいいのかと思案した上で、懇意にしている別の管理会社に相談されたところ、その管理会社の担当者がたまたま私と古い付き合いの管理会社だったのでご紹介いただいたのが今回の経緯でした。

エレベーターリニューアル工事確定:実施に向けて

会社規模、実績、保守体制を総合的に考慮した独立系保守会社から見積もりを取り比較検討、必要、不必要な工事仕様を振り分け仕様確定し理事会として業者確定まで固めたところで、管理会社と最終打合わせとなりました。
まずは、臨時総会招集案内を管理会社に出してもらわなくてはなりませんので、理事長様から本議案についての議案書、招集手続きを依頼し臨時総会では、私が工事概要の説明、決定に至るまでの経緯プロセス、要因について一通り説明し質疑応答後決議され承認となりました。
戸数40戸程で、総会ではほとんどが委任状で出席は数名だったのですが実はここのマンション、賃貸比率が80%と非常に高く定期総会でもほとんど出席されなくて毎年委任状でこれといった議題で議論する事が今までなかったとの事でした。

エレベーターリニューアル工事 合意形成活動について

工事契約から半年後着工なので、着工の2か月前に工事案内、工程表等を掲示板、エレベーター各所に掲示し集合ポストに投函したところ数件、居住者様から問い合わせがありました。
工事案内の内容を見られた中で、“工事期間中はエレベーターの利用ができません”、“工事期間 約10日間”についての確認と工事期間中のエレベーターが使えない高齢者の方についてはどう考えているのか!?の2件だったのですが、やはり賃貸で入られている入居者様にとっては将来的な問題であるエレベーター保全工事の必要性についてはあまり認識しにくかったり、普段の対人的コミュニケーションがどうしても管理人だったり、賃貸人だったり、管理会社とは取りづらい関係で“こっちの都合も考えず、何でも勝手に進めてしまう”イメージを持たれている印象を受けました。
急遽、理事長と相談、打ち合わせし着工1か月前でしたが、エレベーター工事説明会を開く事とし説明会開催日時案内をマンション共用部各所と集合ポストに各戸ポスティングと管理会社に依頼して各区分所有者様にも案内を送付してもらいました。
“工事中の利用できない期間、階段で上り下りできない高齢者の方や車椅子の方はどうすればいいのか?”、
“工事期間をもっと短くできないのか?”、
“工事をもっと後に延期するべきではないのか?”・・・
いろいろと率直な質問、意見が飛び交う説明会になるだろうと措定していたのですが、当日出席された方はなんと、一人もいらっしゃらなかったのです。

それからは予定通り、工事着工し10日間の工期期間を経て無事完成し引き渡し後運転再開したのですが、説明会から工事期間中も問い合わせもなく以降も問題なく稼働、ご利用されています。

マンション管理無関心層が多い管理組合のエレベーターリニューアル工事の問題点

今回ご相談いただいた理事長様はこのマンション以外にも区分所有されているマンションが複数戸あり、こういった管理会社からの設備工事の見積について割高であると確信を当初から持っていたのでした。しかしエレベーターに関しては専門性が高く小修繕、リフォーム改修工事と違い、全般的にも専門的にも知識がなくどうすればいいのか動き出せなかったと思います。
しかも、管理会社からの見積以外の業者で検討するとなると当然、全面的に管理組合が進行していかなくてはなりませんので、現実的にはやはり管理会社に協力を求める形となり、管理組合主導で納得のいく比較検討となるのか疑問が残ってしまう結果となります。
尚且つ、今回のように管理組合内コミュニケーションが希薄な賃貸比率の高い、いわゆる投資型マンション管理組合の維持保全、意思疎通、合意形成となると選定作業も去ることながら工事着工までの住民連絡周知、問い合わせの対応や工事期間中のもしもの不測の事態に対してのリスク管理等、心理的な負担が大きい事が想定されます。
しかし、今回の事例では前もっての対処、状況に応じた住民対応、管理組合、エレベーター業者、管理会社とのそれぞれとの連携により最終的には問題なくスムーズに満足度の高いリニューアル工事がエレベーターマネージメントのコンサルティングによって実現できました。

自分たちの資産である共用部であるエレベーター設備は自分たちの意思でよくしていこう

結果としては、当初の管理会社からの提案から3割減の金額で工事発注、着工時期も当初発注後1年先だったのが、半年後に着工可能となり保守ランニングコストも1割減となりました。
管理会社のフロント担当者も最初は、“元請け工事でそれなりの売り上げ見込みを立てて計画していたのに突然、エレベーター専門のコンサル業者が介入してきていろんな事を理事会と一緒になって面倒な事を仕掛けてきた・・・”おそらく、あくまで推測ですが私に対してこういった、少なくても良いイメージは持たれてなかったと思います。
でも、進行していくうちにエレベーターについての知識や工事の進め方、工程段取りについて打ち合わせを連絡、連携していくにつれ“エレベーターについてすごく勉強になった”と言っていました。
よくよく聞くと、大手管理会社ではこういった投資型マンション管理専門に部署が分けられていて、一人の担当棟数はなんと30棟超えるとの事。
マンション管理適正化法では一人の管理業務主任者が30組合を超えて兼務してはいけない事になっているのですが、通常の分譲マンションと違って、理事会が定期的に開催されなくて何もなければ定期総会が年に1回開催、その定期総会もほとんどが委任状や議決権行使書なので議事進行で話し合ったり検討したりすることも無いので特に問題ないそうなのです。
それにしても、30棟のマンションのそれぞれの設備がそういった保全状況でいつまでにどういった対応をしなければならないとか把握するのはかなり難しいでしょう。

管理会社担当者はエレベーター含めて設備関係、建築関係の詳細な専門知識はもたれていません。細かい話になるとリフォーム専門部署の中継役に徹しようとしますが、そのリフォーム専門部署も専門業者に丸投げなので当然、知識がないので的を得た回答、対応に時間を要します。

エレベーターのことは専門のコンサルタントへ

エレベーターに関しては現場と実務経験を数多く持ち合わせたコンサルタントなんて今まで存在しませんでしたのでどうしても管理会社任せになっていましたが、これからについてはどうかエレベーターマネージメントにお任せください。
マンション修繕コンサルタントでも、工事や管理コストを徹底的に下げてその分を成功報酬とされる業者も存在します。
確かにより低コスト化を目指すのは一番重要なことかもしれませんが、エレベーターに関しては“人間が移動する為に乗り降りする”設備です。
建物の縦の導線を担う重要な建築設備であり、不具合が発生したら即生活に大きな影響を与えてしまう事になります。さらに重大な事故ともなると過去にあったように最悪のケースとして人身事故の可能性も持ち合わせている設備の維持保全については安全性、利便性とコストをバランスよく多角的な視野で検討していかなくてはなりません。

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管理組合の皆様、オーナー様の自立に向けての成長のお手伝いにぜひエレベーターマネージメントをよきパートナーとしてお加えください。

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